Tip: Macros, que son y como activar y ejecutar Macros en excel

Los Macros son funciones que podemos programar en un editor de Visual Basic para Excel que nos permite complementar la gran cantidad de funciones preestablecidas de Excel.

Para poder utilizar los Macros en Excel y sacarle el mayor provecho es necesario configurar la seguridad del mismo. Lamentablemente los Macros fueron aprovechados hace tiempo para ejecutar códigos maliciosos y por esto vienen por defecto deshabilitados.

2do Ejemplo: Calculando fechas en base a días hábiles con dia.lab

Para la mayoría de las empresas, es muy necesario hacer operaciones con los días laborables de un mes por diferentes razones; puede ser vencimientos de facturas, pago de bonos por días trabajados, fechas tope de créditos, entre muchas mas. Para ésto no hace falta tener un calendario y un lapicero para contar todos los días laborables que hubo en un mes o en un periodo delimitado, como demostraré a continuación (Compatible con Excel 2007 en adelante, si posee Excel 2003 o necesita realizar cálculos en base a 6 días laborales por semana en Excel 2007 siga este vinculo para ver como hacerlo).

Antecedente: tenemos nuestra empresa recuperadora de créditos, debemos elaborar un cronograma correcto de los clientes a los que debemos cobrar de la manera mas eficiente posible, realizando cobros luego de 5 días hábiles de vencer el crédito, luego 3 días hábiles y por ultimo 1 día hábil después de la última cobranza, sin perder las gestiones realizadas por no tomar en cuenta días festivos o fines de semana.

Ya tenemos la base de datos de los nombres y la fecha en que venció el crédito del cliente, por lo que vamos a empezar a calcular cuando debemos hacer los cobros.

1er Ejemplo: combinar Word y Excel para imprimir reportes dinámicos

Uno de los grandes problemas que había comentado de Excel es el problema para hacer reportes que sea estéticamente agradables a la vista y no estén descuadrados gracias a las celdas que no podemos mover individualmente, sin embargo la solución a esto es algo sencillo que nos ofrece Word, la correspondencia combinada.

Explicaré el ejemplo colocando un antecedente de que tenemos y que vamos a necesitar:

Tips para optimizar el uso de Excel

Otro punto importante antes de comenzar con formulas es la optimización de Excel. Son muchos los  detalles que podemos personalizar en Excel y a medida que se hagan necesarios los iré mencionando o profundizando dedicándolas un post completo.

Una de las herramientas que mas utilizo son los resultados rápidos en la barra de estado (parte inferior derecha de Excel). Es la que nos proporciona resultados de operaciones a vuelvo de pájaro realizando una selección de celdas que contengan números o datos. Podemos seleccionar entre varias operaciones bastante útiles cuando no queremos desperdiciar tiempo sacando resultados temporales cuando podemos obtenerlos aca.

Desventajas de Excel, no todo es tan bueno...

Así como las innumerables ventajas que nos regalan las hojas de cálculo para realizar muchas labores, también pueden ser un dolor de cabeza por ser un programa enfocado a celdas fijas, independientes e inmodificables, les muestro algunas de las desventajas en una pequeña lista, que seguramente a medida que se desarrolle el blog se irán viendo mas, pero rara vez será suficiente para abandonar el uso de una hoja de cálculo, solo sera necesario agregar mas pasos para sortear estas dificultades.

Ventajas de Excel u otras hojas de calculo

Entre los últimos tópicos introductorios que puedo yo escribir acerca de Excel son las ventajas y desventajas. La idea de todo esto es utilizar Excel de una manera muchísimo mas eficiente y desarrollar todo su potencial sin recurrir a un programa externo que muchas veces no hacen falta para poder resolver problemas que se nos presentan en la vida laboral.

Muchas veces nuestros problemas llegan a ser tan complejos que pensamos que no se pueden resolver con un programa que creemos tan sencillo como el Excel, esto radica en el poco conocimiento de formulas que existen y que puede lograr cada una, ya sea sola o combinada con otras.

Hay muchas opciones, ¿cual utilizar?

Esto es lo primero que debo definir antes que nada, la herramienta que yo siempre utilizo es Excel, se que hay hojas de cálculo incluidas en software libre, pero en mi experiencia las empresas e instituciones prefieren utilizar programas como MS Office por el soporte que ofrece, la estabilidad y la seguridad. Sin embargo esto no necesariamente es un problema, la mayoría de hojas de calculo son compatibles entre sí, las formulas son reemplazadas automáticamente por la forma genérica para ser aceptada en distintos idiomas, distintos programas y distintas plataformas (hasta aplicaciones móviles hacen este reemplazo).