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domingo, 21 de julio de 2013

1er Ejemplo: combinar Word y Excel para imprimir reportes dinámicos

Uno de los grandes problemas que había comentado de Excel es el problema para hacer reportes que sea estéticamente agradables a la vista y no estén descuadrados gracias a las celdas que no podemos mover individualmente, sin embargo la solución a esto es algo sencillo que nos ofrece Word, la correspondencia combinada.

Explicaré el ejemplo colocando un antecedente de que tenemos y que vamos a necesitar:




Antecedente: Tenemos una  base de datos con algunos campos llenos que necesitamos para imprimir en un documento visualmente agradable, podemos poner como ejemplo una base de datos de clientes y necesitamos imprimir una correspondencia de cobro a algunos clientes. Ya tenemos la base de datos en Excel y tenemos un modelo de carta que se enviará a los clientes, queremos evitar copiar y pegar por el tiempo que se pierde en ésta tarea.


Teniendo ya en ejecución el modelo de carta que vamos a utilizar en Word, vamos a la pestaña Correspondencia (en anteriores versiones se encuentra en herramientas > correspondencia > correspondencia combinada) y hacemos clic en Iniciar combinación de correspondencia, seleccionamos la opción Paso a paso por el asistente.


En el primero paso dejamos seleccionado cartas y hacemos clic en siguiente, suponiendo que tenemos el documento ya redactado, dejamos seleccionada la opción de Utilizar el documento actual y seguimos con el tercer paso.

Aqui es donde vamos a seleccionar la base de datos donde tenemos toda la información de los clientes, hacemos clic en Examinar, buscamos nuestro archivo y seleccionamos la tabla donde se encuentran los datos, en este caso es la tabla 1 y marcamos que la primera fila contiene encabezados.



Para poder obtener los nombres de las columnas es necesario empezar desde la primera celda del libro de Excel con el encabezado de los datos como está en el ejemplo.

Cuando nos muestre los datos, podemos escoger si deseamos dejar alguno por fuera, en este caso los dejamos todos y aceptamos. Ahora seguimos con el siguiente paso.


En este paso le indicaremos a Word cuales son los campos dinámicos de la carta que ya tenemos. Seleccionamos el primer campo que vamos a modificar, luego del Sr(a) y vemos en la parte derecha del asistente nos muestra unas opciones en azul, hacemos clic en mas elementos y veremos los de nuestro libro de Excel. Insertamos nombre y apellido


Veremos los dos campos en negrita, necesitaremos agregar un espacio entre <<nombre>> y <<apellido>> para que salga el nombre y su apellido correctamente. Insertamos así todos los campos, repetimos el nombre y apellido al inicio de la carta (luego de a nombre de) y colocamos las fechas respectivas en cada campo segun corresponda. Cuando terminemos de modificar los campos, hacemos clic en siguiente y vamos al siguiente paso, vista previa de las cartas.



Ya aquí podemos ver nuestras cartas, incluso podemos ir imprimiendo si nos desplazamos con las flechas al lado de "destinatario 1", sin embargo en este ejemplo vemos que las fechas salen con formatos totalmente distintos a lo que colocamos en Word, esto es porque Excel almacena las fechas como series, a veces nos muestra fechas o nos muestra un numero entero de 5 digitos.

Para arreglar esto, podemos ir a Excel y agregar varias celdas que luego podemos ocultar, utilizando la siguiente formula:
=TEXTO(E2;"dd"" de ""Mmmm"" de ""yyyy") 
Nota: en la ultima parte podria ser "aaaa" dependiendo de la configuración del sistema.

En este caso E2 es donde esta la fecha almacenada. Esto lo hacemos por cuestiones de practicidad, es mas facil que el usuario escriba la fecha en formato dd/mm/yyyy a que la especifique completa, para eso se lo encargamos a excel y podemos dejarlo de manera oculta.



Convertimos la fecha en el formato mas correcto para enviar una correspondencia, que seria por ejemplo "12 de julio de 2013". Hacemos esto con las 3 columnas de fechas que tenemos y actualizamos la correspondencia en Word, para esto volvemos al paso 3 del asistente y hacemos clic en editar lista de destinatario, seleccionamos nuestro archivo donde dice Origen de datos y le damos a actualizar, aceptamos y volvemos al paso 4 para indicarle a Word que campos vamos a cambiar, en este caso seria solo las fechas y eso es todo.


En el ultimo paso del asistente (paso 6) podemos seleccionar si imprimirlas o combinarlas en un documento nuevo, si hacemos clic en editar cartas individuales y seleccionamos todos, nos crea un archivo con todas las cartas una tras otra correspondiente a cada uno de los registro de Excel.

Esto puede ahorrar horas de trabajo a la hora de enviar grandes cantidades de correspondencia, evitar errores de transcripción y aumentar la productividad.

Tip: En la misma pestaña de corerspondencia, en la sección de Vista previa de resultados, podemos buscar un destinatario si seleccionamos "este campo" y seleccionamos por ejemplo numero de registro o cualquier otro campo.

Descarga los ejemplos desde Google Drive haciendo clic en los siguientes enlaces y luego lo descargas a tu ordenador:

Ejemplo: Archivo de Word (ojo: al abrir este archivo ejecuta una consulta SQL, clic en Si)


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