Otro punto importante antes de comenzar con formulas es la optimización de Excel. Son muchos los detalles que podemos personalizar en Excel y a medida que se hagan necesarios los iré mencionando o profundizando dedicándolas un post completo.
Una de las herramientas que mas utilizo son los resultados rápidos en la barra de estado (parte inferior derecha de Excel). Es la que nos proporciona resultados de operaciones a vuelvo de pájaro realizando una selección de celdas que contengan números o datos. Podemos seleccionar entre varias operaciones bastante útiles cuando no queremos desperdiciar tiempo sacando resultados temporales cuando podemos obtenerlos aca.
Otra necesidad imperante cuando manejamos largas cantidades de datos es la de inmovilizaros de paneles.
Esto nos evita regresar en la hoja de calculo para ver a que corresponde cada columna, sobre todo si se están manejando datos similares (como precios, costos, ingresos) en los que podríamos cometer un grave error. Inmovilizando los paneles podemos ver siempre la etiqueta de cada columna o cada fila aun cuando nos desplacemos a celdas distantes.
Cuando estamos manipulando datos de forma muy avanzada se nos va siendo necesario utilizar celdas adyacentes a las tablas para simplificar operaciones (como para campos de búsqueda o sumas de algunos datos) que no necesitaremos imprimir pero que se nos hace mas practico tenerlo en la misma hoja y a la vista. En Diseño de Página vemos la opción como sigue:
Para esto definimos un área de impresión que será lo único visible a la hora de imprimir dejando por fuera lo que no se estableció dentro de dicha área. Para comprobarlo, vamos al menú principal > Imprimir > Vista preliminar y vemos que no muestra la formula ni los datos que dejamos por fuera.
Ahora algo muy importante cuando necesitemos imprimir paginas y paginas de datos consecutivos (imagen) con esta opción vamos a imprimir en el encabezado de cada pagina, las etiquetas de las columnas que seleccionemos para evitar hacerlo a mano o peor aun, obligar al usuario de estos datos impresos a tener la primera pagina siempre a mano para ver a que corresponde cada columna o fila. Igualmente en Diseño de Página vemos la opción:
Al seleccionar la opción nos abre la ventana emergente de Configurar Página con la pestaña de Hoja ya seleccionada, ahí vemos el área de impresión si ya definimos alguna y seguidamente el campo para seleccionar que se va a repetir, en este caso lo haremos con el extremo superior, esto repetirá en cada hoja lo que selecciones, aun si en la primera página tienes un encabezado, solo se repetirá lo que selecciones, haciendo click en la flecha a la derecha del campo vacio con etiqueta "Repetir filas en extremo superior", eliges toda la fila completa donde esten las etiquetas superiores y presionando enter, asi nos fija las filas a repetir
Al aceptar, queda fijada la fila a repetir y podemos verlo en la vista preliminar de la impresión, todas las páginas mostraran la fila superior sin tener que hacerlo a mano, como se ve en la siguiente imagen, en la segunda página están las etiquetas automáticas
Otra gran utilidad es la opción de rellenar automaticamente celdas utilizando como referencia una celda anterior, por ejemplo tenemos dias de la semana, colocamos LUNES en la primera celda y seleccionamos nuevamente ésta primera celda, vemos un pequeño punto cuadrado negro que resalta del borde inferior derecho de la celda, hacemos click en él y desplazamos hacia donde queremos extender el relleno automático y veremos que nos muestra a medida que movemos el cursor que datos van a aparecer en cada celda:
Cuando soltamos el click, automáticamente se rellenan las celdas con los valores correspondientes de acuerdo a lo que indicamos en la primera celda que es la que se toma de referencia
Esto no solo sirve con cosas sencillas como fechas o números consecutivos, podemos utilizar dos celdas como referencia para generar contenidos distintos, luego podremos detallar mas ésta utilidad que mucho trabajo y tiempo puede ahorrarnos.
Por ultimo debemos tener paciencia, es lo mas importante para resolver problemas con Excel, cuando desviamos nuestra atención podemos ver el problema desde otro enfoque y buscar una solucion distinta. Alterarnos solo nos llevará a resultados peores.
Ya con esto podemos ver algunos ejemplos simples y en caso de ser necesario, en futuros post agregamos mas tips.
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