Así como las innumerables ventajas que nos regalan las hojas de cálculo para realizar muchas labores, también pueden ser un dolor de cabeza por ser un programa enfocado a celdas fijas, independientes e inmodificables, les muestro algunas de las desventajas en una pequeña lista, que seguramente a medida que se desarrolle el blog se irán viendo mas, pero rara vez será suficiente para abandonar el uso de una hoja de cálculo, solo sera necesario agregar mas pasos para sortear estas dificultades.
Celdas independientes, pero no en formato: el primer problema que nos encontraremos al realizar un formato de impresiones para una tabla de datos, no podremos utilizar tamaños distintos en cada celda sin tener que modificar todas las demas, por ejemplo en la primera celda vamos a mostrar datos de nombres y apellidos, por esto debe ser una celda amplia y extensa, pero la siguiente justo debajo de la anterior va un número de cédula o pasaporte, entonces comenzará la lucha con los tamaños, combinaciones de celdas y otros problemas comunes.
Resultados en celdas: esto puede resultar un problema si la tabla de datos es usada por personas que no utilizan a fondo Excel. Si necesitamos evaluar el texto introducido en una celda y sumar cuando la condición que imponemos sea, por ejemplo, positiva, podemos especificar como resultado el número 1 para hacer luego una suma de ese resultado y saber cuantos positivos hubo. Sin embargo no podremos hacerlo así si la tabla necesita ser amigable a cualquier usuario, pues no le dirá nada a personas que no tengan conocimientos profundos de Excel, entonces es necesario agregar una columna oculta que haga esta operación para poder sumar los resultados sin que afecte la apariencia de la tabla.
Operaciones erróneas por rangos muy cortos: uno de los errores mas comunes en Excel, luego de tener una gran cantidad de datos en un libro de Excel quieres saber los totales de algunos de esos datos para seguir operandolos, pero luego sigues introduciendo datos y los valores no varían, lo pasamos por alto y entregamos reportes equivocados por no fijarnos en que la operación dejo fuera todos los nuevos datos porque el rango no era lo suficientemente extenso para incluirlos. Debido a la forma de operación de Excel es algo que siempre tendremos que verificar porque no hay otra manera de sortear ésto.
Copiar y pegar de Excel a Excel: otro error común, vemos todos los resultados que nos arroja la totalización en una tabla, copiamos y pegamos en otra hoja para realizar una impresión o cualquier otra manipulación de los datos y lo que vemos es un montón de ceros ¿qué pasó?, nos copiamos la formula, no los valores, igual que el anterior es un error por omisión nuestra y no puede ser sorteado mas que utilizando el pegado especial y seleccionando valores. De esa forma copias lo que muestra la celda y no la forma en que se obtiene ese resultado.
Otros problemas que podemos conseguirnos en Excel pueden ser entre otros, errores por no usar celdas fijas en formulas (se utiliza el caracter $) en caso de necesitarlo o necesitar mas celdas de las que nos puede proporcionar la hoja de cálculo, sin embargo esto son mas que todo problemas que se pueden resolver sin tener que recurrir a otros programas, lo mas problemático es el formato de las celdas cuando en definitiva los tamaños no nos convienen y hay que reinventar el modelo de impresión.
Cualquier otro problema que consideren una desventaja pueden dejarlo en los comentarios.
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