Entre los últimos tópicos introductorios que puedo yo escribir acerca de Excel son las ventajas y desventajas. La idea de todo esto es utilizar Excel de una manera muchísimo mas eficiente y desarrollar todo su potencial sin recurrir a un programa externo que muchas veces no hacen falta para poder resolver problemas que se nos presentan en la vida laboral.
Muchas veces nuestros problemas llegan a ser tan complejos que pensamos que no se pueden resolver con un programa que creemos tan sencillo como el Excel, esto radica en el poco conocimiento de formulas que existen y que puede lograr cada una, ya sea sola o combinada con otras.
Sin embargo muchas veces las limitaciones de Excel vienen dadas por su carácter de hoja de cálculo, debemos entonces al empezar a usar Excel enforcar los problemas de una manera distinta, si sabemos de programación nos será muy útil, pero no de la forma tradicional porque aquí estaremos siempre limitados a celdas fijas e independientes.
Voy a enumerar unas cuantas ventajas para luego pasar a las desventajas en el post siguiente:
Poderoso almacén de datos al alcance de cualquier usuario de PC: sin ser un experto en programación o informática puede hacer uso de Excel para introducir datos de manera ordenada, siendo así amigable para transcriptores sin conocimientos profundos en el área.
Visualización completa de los datos introducidos: algo muy necesario en muchas ocasiones, necesitas ver toda la información a vuelo de pájaro para alguna decisión rápida o un comportamiento fácil de descifrar solo mirando una tabla, o lo que describo en el siguiente ítem. Esto se hace mas difícil en caso de usar una base de datos especializada.
Posibilidad de hacer cálculos rápidos en la misma tabla: es tan sencillo y a veces tan necesario, como ver algún promedio de una tabla de datos ya almacenados, incluso sin hacer formulas, en la barra de estado nos muestra rápidamente operaciones sencillas de un rango de datos seleccionado.
Manipulación de datos avanzada en el mismo entorno: algo tan sencillo como una tabla de datos almacenados se puede llevar a niveles avanzados de manipulación de datos, realizar formulas muy avanzadas para resolver problemas de manera mucho mas eficiente que utilizando algún otro programa externo, por ejemplo, si necesitamos imprimir datos contenidos en una tabla, es mas sencillo realizar un formato de impresión dinámico que ubique toda la información mediante un número de identificación, que exportar la información a algun formato en Word o similares, comparándose fácilmente con una base de datos con formularios de impresión sin necesitar mas que unas lineas de formulas en cada campo.
Dinámico: y no se necesita decir mucho, podemos inclusive modificar los formatos de las tablas de acuerdo a alguna condición especifica, por ejemplo cuando se contienen fechas tope en alguna tabla de datos (fechas de corte, de cobro, etc) podemos decirle a Excel que nos resalte en algún color las celdas que correspondan al día actual.
Hay muchas ventajas mas que no enumero porque no hace falta darles mucha explicación, como son los filtros, la opción de imprimir toda una tabla de datos, guardar directamente como página web, entre otros que revisaremos poco a poco con ejemplos e imágenes para ilustrar mejor las ideas.
Esperaré los ejemplos e imágenes prometidas.
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